Ingat 5 Hal Ini Ketika Kirim Email ke Dosen

BAYANGKAN kamu berada dalam situasi ini, hari sudah sore dan kamu tidak yakin dengan materi ujian untuk besok. Mau ke kampus dan menemui dosen mata kuliah tersebut, kamu khawatir dosenmu sudah pulang. Ketika kamu memutuskan menulis email untuk dosenmu, kamu pun bingung harus menulis email seperti apa. 

Mengirim email ke dosen mungkin terlihat menakutkan, terutama jika dosen itu tidak mengenalmu secara pribadi. Tetapi, beberapa prinsip umum yang dilansir USA Today, Kamis (29/3/2012) ini dapat membantumu membangun komunikasi dengan sang dosen tanpa khawatir menghadapi rasa malu.

Formal

Selalu menggunakan salam yang tepat ketika menyapa dosenmu melalui email, bahkan jika kamu mengenal dosen tersebut secara pribadi. Gunakan frase, "Yang terhormat" dan lanjutkan dengan sapaan yang akan kamu gunakan ketika berbicara langsung dengan dosenmu. Misalnya, "Yang terhormat Ibu ____ atau Yang terhormat Bapak ____.

Perkenalkan diri
Perkenalan dirimu dengan jelas dan spesifik dengan menyebut nama lengkapmu, serta mata kuliah apa dan jadwal kuliah yang kamu ikuti. Hal ini penting kamu lakukan karena seorang dosen bisa mengajar lebih dari dua kelas dan ratusan mahasiswa tiap semester.

Menyeluruh
Setiap kali mengirimkan pesan, kamu harus memiliki dua hal: tujuan dan audiens. Audiensmu di sini adalah dosen, yang merupakan sosok otoritas.
Tujuanmu mengirim email bisa jadi berbagai hal, dari klarifikasi tugas hingga meminta perpanjangan waktu pengumpulan tugas. Apa pun tujuanmu, kamu perlu mengantisipasi pertanyaan dosen yang mungkin muncul dari pesan yang kamu sampaikan. Contohnya:

Yth Bapak Andri,

Nama saya Sari Mustika dan saya mengikuti mata kuliah Pengantar Ekonomi setiap Senin jam 8 pagi. Saya absen pada kuliah terakhir karena sakit dan ingin mengetahui tugas untuk minggu ini. Silabus hanya berisi daftar tugas membaca, tapi saya ingin memastikan tidak ada tugas yang harus dikumpulkan Kamis ini. Terima kasih atas bantuan Anda.


Hormat saya,

Sari Mustika
Contoh di atas menunjukkan bahwa Sari telah mempelajari silabus kuliah. Hal ini menghemat waktu dan memungkinkan para dosen untuk hanya menjawab, "Ya, ada tugas tertulis dan itu adalah _____" atau "Tidak ada tugas tertulis."

Berlaku baik
Dosen adalah manusia biasa juga. Mereka memiliki teman, keluarga, hobi dan makanan favorit. Jadi, ketika kamu mengirim email ke dosen, ingat bahwa kamu tidak menulis untuk suatu entitas, bangunan, atau komputer; kamu berkomunikasi dengan orang yang nyata. Bersikap baiklah, berterima kasih, dan jangan pernah menuntut.

Kalimat "Saya menunggu kabar Anda secepat mungkin," bernada menuntut, memaksa, dan memberikan perintah langsung. Dan ini adalah sesuatu yang harus kamu hindari. Ingat juga, kamu sedang berkomunikasi dengan orang yang lebih tua.

Akan lebih baik jika kamu menulis, "Saya mengharapkan kabar dari Anda seluangnya waktu Anda." Ini menyampaikan rasa hormat dan kesadaran.

Sikap seperti ini akan membentuk niat baik dan rasa hormat serta meningkatkan kemungkinanmu untuk menerima bantuan yang kamu butuhkan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada dosenmu di akhir email, sebagai penanda hubungan yang baik.

Koreksi emailmu
Ini adalah langkah paling penting dan terakhir kamu lakukan sebelum menekan tombol "kirim". Pastikan suratmu itu bernada profesional dan menunjukkan kepedulian.

Sebuah email penuh kesalahan dan struktur kalimat yang salah pasti akan langsung membuat marah dosen yang sibuk. Lagi pula, jika tulisanmu tidak jelas, pembacanya harus bekerja untuk memahami apa yang ingin kamu sampaikan.

Pastikan kamu menulis email yang singkat, jelas, dan mudah dibaca. Gunakan kalimat sederhana (subjek-kata kerja-objek), kemudian koreksilah suratmu untuk kesalahan ejaan dan gramatika lainnya.

sumber : kampus.okezone.com